UNIVERSITAS TERBUKA LAYANAN LUAR NEGERI

 

A. Latar Belakang

Universitas Terbuka Layanan Luar Negeri (UT LLN) merupakan salah satu unit yang berada di Universitas Terbuka yang bertugas memfasilitasi layanan pendidikan bagi seluruh masyarakat Indonesia yang berada di luar negeri dan juga Warga   Negara Asing (WNA), yang membutuhkan layanan pendidikan tinggi untuk meningkatkan kualifikasi dan kapasitas diri. UT LLN sebelumnya disebut Unit Program Belajar Jarak Jauh Universitas Terbuka Layanan Luar Negeri (UPBJJ-UT LLN) didirikan sejak Januari 2014  dan diresmikan pada Senin, 2 Juni 2014, oleh Rektor UT, Prof. Ir. Tian Belawati, M.Ed., Ph.D, sebagai UPBJJ-UT yang ke 39. Mengingat karakteristiknya yang khas, UPBJJ-UT LLN diubah menjadi Pusat Pengelolaan Mahasiswa Luar Negeri (PPMLN) yang berada dibawah koordinasi LPPMP (Lembaga Pengembangan dan Penjaminan Mutu Pendidikan) UT. Seiring dengan trasnformasi UT dari BLU menjadi PTNBH pada tahun 2023, PPMLN berubah menjadi UT Layanan Luar Negeri.

Secara operasional UT LLN bertugas membantu layanan mahasiswa UT di luar negeri sesuai dengan Surat Tugas yang diberikan oleh Wakil Rektor bidang Sistem Informasi dan Kemahasiswaan, mulai dari perencanaan, sosialisai dan promosi, registrasi,  kegiatan layanan pembelajaran, serta pelaksanaan ujian. Dalam memberikan layanan kepada mahasiswa UT di luar negeri, UT LLN dibantu oleh UT Daerah terdekat/terkait (UT Medan, Batam, Pontianak dan Tarakan).

 

B. Visi, Misi dan Tujuan

Visi:

Menjadi UT Layanan Luar Negeri yang berkualitas dalam bidang PTJJ untuk membantu mewujudkan Universitas Terbuka sebagai salah satu institusi PTTJJ berkualitas dunia.

Misi:

  1. Memperluas kesempatan belajar bagi masyarakat di wilayah UT Layanan Luar Negeri pada jenjang pendidikan tinggi yang berkualitas.
  2. Meningkatkan efektivitas pembelajaran melalui layanan bantuan belajar.
  3. Memastikan penyelenggaraan evaluasi proses dan hasil belajar dilakukan secara kredibel.
  4. Meningkatkan partisipasi masyarakat pengguna dalam pendidikan berkelanjutan untuk mewujudkan masyarakat berbasis pengetahuan (knowledge-based society).
  5. Menyebarluaskan dan berbagi informasi tentang PTTJJ secara inovatif dan berkesinambungan.
  6. Meningkatkan pemahaman lintas budaya dan jaringan kerja sama melalui kemitraan pendidikan pada tingkat lokal, regional, nasional dan global.

Tujuan:

Untuk mencapai Visi dan menjalankan Misi, tujuan UT Layanan Luar Negeri dirumuskan sebagai berikut.

  1. Secara berkesinambungan meningkatkan efektifitas sistem manajemen mutu UT demi meningkatkan layanan registrasi, distribusi bahan ajar, bantuan belajar, evaluasi hasil belajar dan administrasi kelulusan untuk menunjang lulusan yang memiliki kompetensi akademik dan/atau professional yang mampu bersaing secara global.
  2. Pengembangan kemitraan yang saling menguntungkan dengan pihak lain yang seluas-luasnya termasuk dengan pihak swasta dalam penyediaan layanan pendidikan dengan asas kesetaraan dan keadilan guna meningkatkan jangkauan dan angka partisipasi mahasiswa guna mewujudkan masyarakat berbasis pengetahuan (knowledge-based society).
  3. Memanfaatkan segala sumber daya yang tersedia secara terintegrasi, efisien dan dapat dipertanggungjawabkan untuk menunjang pelaksanaan kegiatan secara efektif.
  4. Mengembangkan SDM UT Layanan Luar Negeri yang berkompetensi rangkap sehingga mampu berperan secara optimal.

C.  Struktur Organisasi UT LLN

Berdasarkan Peraturan Rektor UT Nomor: 6132 /UN31/HK.02/2022, tentang Penetapan Klasifikasi Tipe Universitas Terbuka Daerah Tahun 2023, UT LLN termasuk dalam tipe 1, dengan struktur organisasi sebagai berikut:


Struktur Organisasi UT Layanan Luar Negeri

 

D. Mitra UT Layanan Luar Negeri

Dalam memberikan pelayanan belajar bagi mahasiswa UT di luar negeri, UT LLN tidak bekerja sendiri, tetapi dibantu dan didukung oleh Perwakilan Indonesia di luar negeri, seperti KBRI, KJRI, KDEI dan secara khusus Atdikbud (Atase pendidikan dan kebudayaan). Dukungan dan bantuan dari perwakilan pemerintah tidak terlepas dari jalinan kerjasama yang telah terbangun antara UT dengan Kementerian Luar Negeri melalui Nota Kesepahaman nomor PRJ/DL/01960/09/2019/03 dan 2460/WN31.WR.4/HK.01.00/2019 dan diperbaharui pada tanggal 19 April 2024 dengan Nomor: PRJ/PK/00007/04/2024/66/10 dan Nomor: 1561/UN31/HK.08.00/2024. Nota Kesepahaman tersebut berisi tentang kesepakatan Peningkatan Akses dan Penyelenggaraan Layanan Pendidikan Tinggi di Luar Negeri melalui Sistem Pendidikan Terbuka dan Jarak Jauh. Selain itu, UT dapat bekerjasama dengan mitra lainnya atau kelompok belajar mandiri (Pokjar Mandiri) melalui Perjanjian Kerjasama (PKS) dan/atau Kontrak. PKS dan/atau kontrak diperlukan untuk menjalin kerjasama antara UT dengan Perwakilan RI dan mitra lain agar penyelenggaraan layanan belajar mahasiswa dapat terlaksana sesuai dengan standar UT.

E. FOKUS PENGEMBANGAN UT LLN

Secara garis besar fokus pengembangan UT LLN terkait dengan pencapaian sasaran bidang akademik atau peningkatan kualitas akademik, peningkatan daya jangkau pelayanan kepada mahasiswa, peningkatan angka partisipasi mahasiswa dan penerapan prinsip good governance dalam tata kelola atau manajemen internal.

Fokus pencapaian sasaran bidang akademik, dengan meningkatkan kualitas layanan akademik kepada mahasiswa dimulai dari layanan registrasi, layanan tutorial, bantuan belajar, atau layanan evaluasi hasil belajar. Layanan administrasi akademik diarahkan dengan mengoptimalkan pemanfaatan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) seperti aplikasi SIA, SRS, MyUT untuk layanan administrasi akademik, aplikasi UO untuk layanan evaluasi hasil belajar, aplikasi laman tutor dan laman tutorial online, aplikasi bahan ajar digital serta laman perpustakaan digital. Dalam bidang akademik, UT LLN juga  mendukung penciptaan suasana akademik bagi dosen seperti kegiatan penelitian, pengabdian kepada masyarakat, dan publikasi.

Peningkatkan daya jangkau pelayanan kepada mahasiswa merupakan fokus UT LLN dalam upaya mendekatkan layanan UT kepada mahasiswa. Salah satu upaya yang dilakukan adalah menjalin kemitraan/kerjasama yang mendukung kebutuhan operasional akademik dan administrasi akademik. Beberapa PKS telah dilaksanakan dengan mitra diantaranya layanan penggunaan ruang ujian di kantor KJRI Hong Kong, penyelenggaraan wisuda dan kegiatan kemahasiswaan di KDEI Taipe, dan penyelenggaraan lokasi tutorial maupun praktik/praktikum di Sekolah Indonesia yang ada di Riyad, Mekkah, Madinah, dan Kinabalu – Malaysia. Selain itu, upaya yang dilakukan adalah pendirian sentra layanan UT (SALUT) di Korea Selatan.

Pada fokus peningkatan angka partisipasi mahasiswa, sesuai target tahun 2025 yang dicanangkan oleh Rektor UT bahwa UT harus berperan strategis dan dapat meningkatkan jumlah angka partisipasi menjadi 1 juta mahasiswa. Upaya yang dilakukan  melalui kegaiatan sosialiasi promosi (SOSPROM) baik secara oflline maupun online.

 

Tabel 1. Kegiatan Sosialisasi Promosi Offline UT LLN

 

Tabel 2. Kegiatan Sosialisasi Promosi Online UT LLN

 

 

Selain itu UT LLN juga telah menjalin kerjasama dengan kementrian luar negeri, Kementrian tenaga kerja dan beberapa Lembaga Pelatihan Kerja (LPK).

 

Tabel 3. Kerjasama UT LLN dengan Mitra

Dalam bidang tata kelola atau manajemen internal, fokus pengembangan UT LLN pada upaya pengimplementasian prinsip-prinsip good governace yaitu transparansi, akuntabilitas, adil, taat hukum dan kualitas. Prinsip-prinsip good governance diharapkan menjadi faktor pendorong dan pengendali dalam merencanakan, melaksanakan, memonitor, serta melaporkan seluruh kegiatan UT LLN. Tata kelola UT LLN juga didukung oleh penyediaan infrastruktur yang memadai dalam jumlah maupun kualitasnya. Selain dalam bidang akademik, UT LLN memanfaatkan berbagai macam instrumen dan peralatan berbasis TIK, dalam bidang manajemen, termasuk keuangan. Keuangan berbasis TIK yang terintegrasi dari mulai tahap perencanaan, pelaksanaan serta pelaporan. UT LLN sudah menggunakan aplikasi SIPPP (Sistem Aplikasi Perencanaan, Pelaksanaan, dan Pertanggung Jawaban Keuangan) Universitas Terbuka.

 

 

F.  Jumlah SDM UT LLN

Pada tahun 2024 jumlah pegawai UT Layanan Luar Negeri berjumlah 10 orang, yang terdiri dari 1 orang Dosen dan 9 Orang Tenaga Administrasi. Dari segi tingkat pendidikan pegawai UT LLN dianggap cukup baik, hal ini dapat diamati dari tingkat pendidikan, 1 orang berpendidikan S3 dan 9 orang lainnya berpendidikan S1. Namun jumlah SDM masih kurang karena UT LLN memiliki jumlah mahasiswa sebanyak 5.341 yang tersebar di 56 negara.

 

 

 

G. Jumlah Mahasiswa UT LLN

Perkembangan animo masyarakat di luar negeri, khusunya para PMI untuk kuliah di UT dari tahun ke tahun terus meningkat. Hal ini ditunjukkan oleh peningkatan jumlah mahasiwa layanan luar negeri. Dari grafik 1. menunjukkan bahwa mahasiswa UT LLN mengalami peningkatan dari tahun ke tahun. Sampai tahun 2024, jumlah mahasiswa UT di luar negeri mencapai 5.633 orang. Peningkatan jumlah mahasiswa diikuti dengan meningkatnya jumlah mahasiswa baru per tahun. Jika dihitung berdasarkan headcount, jumlah mahasiswa baru pada semester 2021.2 adalah sebesar 445 orang, pada  masa registrasi 2024.1 mencapai 1.427 atau terjadi peningkatan sebanyak (111%). Peningkatan jumlah mahasiswa baru UT LLN dapat dilihat pada Grafik 1.

 

 

 

Grafik 1.

Jumlah Mahasiswa UT LLN tahun 2021 – 2023

Terjadinya peningkatan jumlah mahasiswa baru dikarenakan mulai dikenalnya UT dikalangan Pekerja Migran Indonesia (PMI) sebagai hasil dari promosi yang semakin gencarnya dilakukan oleh UT dan BP2MI ketika calon PMI mengikuti kegiatan Orientasi Pra Pemberangkatan (OPP). Hasil evaluasi yang dilakukan UT LLN terhadap mahasiswa baru menunjukkan bahwa sebagian besar memperoleh informasi tentang UT pada saat mengikuti OPP.  Selain itu, trend kenaikan jumlah mahasiswa baru UT LLN juga terkait dengan semakin gencarnya sosialisasi dan promosi tentang program- program UT baik dengan mitra, media masa, radio maupun media elektronik.

Sebagian besar mahsiswa UT di luar negeri adalah PMI yang mengikuti program kuliah sambil bekerja sehingga mayoritas berada di negara kantong-kantong penempatan PMI, seperti Malaysia, Hongkong, Singapura, Taiwan, Korea Selatan, Berunai Darussalam, Jepang, Qatar, dan Arab Saudi.  Diantara negera tersebut, ternyata Jepang merupakan negara terbanyak jumlah mahasiswa UT. Data ini menunjukkan terjadinya trand perubahan jumlah terbesar mahasiswa UT di luar negeri, Hal ini terlihat dari grafik 2, pada tahun 2021 mahasiswa terbanyak berada di Malaysia, Hong Kong, Korea Selatan dan Taiwan, namun sejak tahun 2022 hingga 2024 mayoritas mahasiswa UT di luar negeri berada di Jepang.  Penyebaran mahasiswa UT per negara tahun 2021 – 2023 dapat dilihat Grafik 2.

Grafik 2.

Rekapitulasi mahasiswa UT LLN per negara dari tahun 2021 sampai 2023

 

Berdasarkan grafik 2 tersebut terlihat bahwa mahasiswa UT di luar negeri terkonsentrasi di kantong-kantong PMI dan yang paling menggembirakan peminat mahasiswa UT dari kalangan PMI terus mengalami peningkatan. Tingginya minat PMI melanjutkan studi di UT ternyata tidak terlepas dari kemudahan yang diperoleh baik dari sistem akademik maupun administrasi. Selain itu, pertimbangan calon mahasiswa menempuh pendidikan jarak jauh di UT terkait dengan masalah biaya yang dianggap mempunyai unit cost berbeda, baik dari segi fixed cost (biaya tetap), maupun opportunity cost (biaya kesempatan).

Terjadinya peningkatan jumlah mahasiswa UT LLN, tidak terjadi perubahan dalam pemilihan program studi. Sejak awal program studi (prodi) manajemen merupakan prodi yang paling banyak diminati, selanjutnya prodi Sastra Inggris, Komunikasi, Akutansi, PGSD, dan belakangan terakhir terjadi peningkatan pilihan prodi Ilmu Hukum dan Sistem Informasi. Jumlah mahasiswa UT LLN per program Studi tahun 2024.1 dapat dilihat pada Grafik 3.

Grafik 3

Rekapitulasi mahasiswa UT LLN per prodi tahun 2024.1

H. Jumlah Alumni UT LLN

Seiring dengan peningkatan jumlah mahasiswa UT layanan luar negeri, ternyata berbanding lurus dengan jumlah PMI yang telah menyelesaikan studi di UT.  Tercatat dari tahun 2015 sampai 2021 total PMI lulusan UT mencapai 882 orang dan sebagian besar tetap meneruskan pekerjaan di negara penempatan, tetapi sebagian telah menyelesaikan kontak kerja atau menjadi PMI Purna sehingga telah kembali ke Indonesia. Jumlah PMI lulusan UT selengkapnya dapat dilihat Grafik 4.

Grafik 4

Rekapitulasi jumlah Alumni UT LLN

 

Berdasarkan grafik 4. menunjukkan bahwa jumlah lulusan UT LLN yang mayoritas sebagai PMI terus mengalami peningkatkan. Namun, jika dibandingkan dengan jumlah Warga Negara Indonesia dan Pekerja Migran Indonesia yang berada di luar negeri, dimana BP2MI mencatat bahwa  sampai Mei 2023, jumlah PMI yang ada di luar negeri sekitar 1,8 juta orang. Dari jumlah tersebut, 90% di antaranya adalah lulusan SMA/SMK kebawah sehingga potensi untuk menaikkan jumlah mahasiswa UT di luar negeri masih sangat terbuka.

Keberadaan UT sebagai Perguruan Tinggi yang menerapkan fleksibilitas dalam pembelajaran secara terbuka dan jarak jauh merupakan peluang untuk memberikan akses pendidikan formal kepada WNI, khususnya bagi PMI yang berada di luar negeri. UT akan terus berupaya meningkatkan pelayanan pendidikan yang tidak hanya efektif dari sisi teknologi tetapi juga bermakna pada harapan mahasiswa termasuk membuka akses yang seluas-luasnya kepada para PMI untuk meningkatkan kompetensinya melalui program bekerja sambil kuliah agar mereka memiliki daya saing dalam kompetisi global. Dengan pemanfaatan kesempatan semacam ini, kita berharap ketika kembali ke Indonesia, mereka dapat berkontribusi dalam membangun bangsa Indonesia.